Omavalvontasuunnitelma: Psykologipalvelut Susanne Summanen
Y-tunnus: 3623696-3
________________
Sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta annetun lain 27 §:n ja Valviran määräyksen 1/2024 mukainen palveluyksikön omavalvontasuunnitelma
Tämän omavalvontasuunnitelman perustella psykologiyrittäjä valvoo oman palveluyksikkönsä palveluyksikön toimintaa ja palveluyksikössä mahdollisesti käytettyjen alihankkijoiden toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Omavalvonnan tehtävä on täydentää viranomaisvalvontaa.
Velvollisuus laatia palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalain (741/2023) 27 §:n ja sen perusteella laadittuun Valviran määräyksen 1/2024. Psykologiyrittäjällä on yksi palveluyksikkö, jonka henkilöstönä hän toimii itse. Palveluyksiköllä voi olla yksi tai useampi palvelupiste (käyntiosoite).
Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on keskittyä erityisesti riskien tunnistamiseen ja riskien ennalta ehkäisyyn konkreettisin omavalvontasuunnitelmaan kirjattavin keinoin. Omavalvontasuunnitelma on käytännön hoito- ja kuntoutustyön apuväline, jota päivitetään tarpeen mukaisesti.
Omavalvontasuunnitelma
1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
1.1. Palveluntuottajan perustiedot:
yrityksen virallinen nimi: Psykologipalvelut Susanne Summanen
y-tunnus: 3623696-3
Vastuuhenkilö: Susanne Summanen
Kotikunta: Porvoo
Yhteystiedot: summanensusanne@gmail.com, 044 3212 444.
Käyntiosoite: Rihkamakatu 10, 06100 Porvoo
1.2. Palveluyksikkö ja palvelupiste, joita tämä suunnitelma koskee (palveluyksikön perustiedot):
Palveluyksikkö: Psykologipalvelut Susanne Summanen
Tähän palveluyksikköön kuuluvat seuraavat palvelupisteet, joissa palvelua annetaan:
Palvelupiste: Psykologin vastaanottopalvelut osoitteessa Rihkamakatu 10, 06100 Porvoo. Palvelua toteutetaan myös etäpalveluna ja kotikäynteinä koko Suomessa.
Palvelut ja niiden vastuuhenkilöt, jotka tämän suunnitelman käsittää:
Palveluyksikön toimintaa johtaa psykologi Susanne Summanen.
1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet
Susanne Summanen on Valviran hyväksymä ja valvoma laillistettu psykologi.
Palvelut: Psykologipalvelut Susanne Summanen tarjoaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja. Palvelut sisältävät psykologisia arviointeja ja tutkimuksia sekä psykologin tukikeskusteluja. Palvelut voivat olla Aura-luokitukseen pohjautuen kasvatus- ja perheneuvontaa, opiskeluhuollon psykologin palveluita tai muuta terveydenhuollon palvelua, kuten psykologin arviointeja, tutkimuksia tai tukikeskusteluja muualla kuin oppilashuollossa tai perheneuvoloissa, esimerkiksi alle kouluikäisten psykologin tutkimuksia. Asiakkaina voivat olla eri-ikäiset henkilöt lapsista aikuisiin. Asiakkaat voivat olla itsemaksavia yksityishenkilöitä. Lisäksi asiakkaita voivat olla hyvinvointialueiden asukkaat ostopalveluiden kautta koko Suomessa.
2. Asiakas- ja potilasturvallisuus
2.1. Palveluiden laadulliset edellytykset
- Psykologipalvelut Susanne Summanen on vastuussa yritystoiminnassa syntyneistä ongelmatilanteista normaalina työaikana.
- Psykologipalvelut Susanne Summanen vastaa asiakkaiden kanssa sovittujen suunnitelmien toteutumisesta oman tehtävänsä puitteissa. Hän on järjestänyt itselleen säännöllisen ulkopuolisen työnohjauksen.
- Psykologipalvelut Susanne Summanen täydennyskouluttautuu säännöllisesti.
- Poissaolojen ajaksi Psykologipalvelut Susanne Summanen pyrkii ohjaamaan toiselle psykologille, mikäli työskentelyn keskeyttäminen poissaolon ajaksi ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista. Psykologipalvelut Susanne Summanen ei ole kuitenkaan vastuussa terapian jatkuvuudesta palveluntuottajan vaihtumistilanteissa.
2.2. Vastuu palvelujen laadusta
- Psykologipalvelut Susanne Summanen vastaa itsensä johtamisesta sekä psykoterapian sisällöstä ja laadusta kaikissa tilanteissa. Psykologi Susanne Summanen on koulutettu ja Valviran valvoma terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) tarkoittama ammattihenkilö.
- Vastuuhenkilö on yksinyrittäjänä kiinteästi mukana palveluyksikön päivittäisessä toiminnassa.
2.3. Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet
Asiakkaan oikeus hyvään kohteluun ja hoitoon
Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi ja kohdatuksi aina asianmukaisesti asiakkaiden taustasta tai vammasta riippumatta. Jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon. Jokaisen hoito on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen ihmisarvoaan loukata sekä siten, että hänen vakaumustaan ja hänen yksityisyyttään kunnioitetaan. Potilaan äidinkieli, hänen yksilölliset tarpeensa ja kulttuurinsa on mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Näistä oikeuksista säädetään tarkemmin laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki, 785/1992).
Potilaslain mukaiset muut oikeudet, kuten tiedonsaantioikeudet ja itsemääräämisoikeudet
Asiakkaiden oikeuksien toteutumisessa noudatetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annettua laki, erityisesti lain 5 §:ää jonka mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietoa erilaisista hoito- ja jatkohoitovaihtoehdoista kuten asiakkaan valinnanvapauteen tai julkisesti järjestetyn hoidon suorahankintoihin liittyvistä kysymyksistä, sekä erityisesti potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 6 §:n eli potilaan itsemääräämisoikeuteen liittyvissä kysymyksissä. Viitatun 6 §:n nojalla potilaalla on oikeus tulla hoidetuksi yhteisymmärryksessä hänen kanssaan. Jos potilas kieltäytyy jostain tietystä hoitotoimenpiteestä, on potilasta hoidettava muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla.
Yrittäjä ei käytä kuntoutuksessa varsinaisia rajoitustoimenpiteitä. Mikäli rajoitustoimenpiteitä olisi käytössä, niistä tehtäisiin erilliset lain edellyttämät päätökset ja etukäteiset suunnitelmat sekä merkinnät myös tähän omavalvontasuunnitelmaan erillisen ”rajoitustoimenpiteet” otsikon alle. Rajoitustoimenpiteiden on lähtökohtaisesti perustuttava lakiin ja ne ovat aina viimesijainen keino. Lisätietoa Valviran rajoitustoimenpiteet -sivulla.
Yrittäjän arvot ja toimintaperiaatteet
Työtä ohjaavat arvot
Psykologipalvelut Susanne Summaselle on tärkeää psykologin aktiivinen pyrkimys olla tietoinen näyttöön perustuvista ajankohtaisista hoitomenetelmistä ja -suosituksista, muistaen kuitenkin, että jokaisen tilanne ja tausta on aina yksilöllinen. Työskentelyn tavoitteena on tukea asiakasta mielenterveyden pulmissa ja muissa jaksamista haastavissa elämänkriiseissä. Työskentelyä ohjaavana keskeisenä arvona on, että työskentely tapahtuu arvostavassa, vastavuoroisessa, avoimessa ja läsnä olevassa yhteistyössä. Työ toteutetaan yksilöllisesti, kokonaisvaltaisesti, suunnitelmallisesti ja kunnioittavasti asiakkaan tarpeita kuunnellen ja niistä yhteisesti sopien. Psykologi Susanne Summaselle on tärkeää pyrkiä läpinäkyvyyteen, oli kyse sitten hinnoittelusta, tapaamisten toteutukseen vaikuttavista tekijöistä (mahdolliset rajoitteet tai ennakoitavat muutokset) tai itse työskentelyyn liittyvistä asioista - aina saa kysyä.
Asiakkaan osallisuus ja asiakaslähtöisyys
Työskentelyn lähtökohtana on luottamuksellisuus ja psykologia sitovat terveydenhuollon ammattihenkilöstöä koskevat vaitiolovelvollisuudet. (Ks. tietosuoja ja potilaan oikeusturva tiedotteet jatkossa.) Työskentelyn tavoitteet asetetaan yhdessä asiakkaan kanssa. Tavoitteita tarkennetaan säännöllisesti työskentelyn aikana.
Asiakkaan kohtelu ja itsemääräämisoikeus
Psykologi Susanne Summanen noudattaa lakia terveydenhuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista. Asiakkaalla on oikeus saada terveydenhuollon toteuttajalta laadukasta ja hyvää kohtelua ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava kunnioittavasti hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan tai yksityisyyttään loukkaamatta.
Asiakkaan osallisuus
Työskentelyn lähtökohtana on asiakkaan yksilölliset tarpeet ja mielipide, toivomukset ja etu. Asiakas on keskeisessä roolissa osana työskentelyä: työskentelyn suunnitelma ja asetetut tavoitteet laaditaan yhdessä hänen kanssaan.
Asiakkaiden osallistuminen laadun ja omavalvonnan kehittämiseen
Asiakasta ohjataan antamaan palautetta koko työskentelyn ajan. Palautteita huomioidaan palveluiden, prosessien ja omavalvonnan kehittämisessä.
Hoitoon pääsy
Psykologipalvelut Susanne Summanen ylläpitää mahdollisuuksien mukaan julkisesti verkossa tietoa yrityksensä yleisestä asiakaspaikkatilanteesta. Asiakkaita palvellaan ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli asiakkaalle ei kyetä tarjoamaan hoitoa kohtuullisessa määräajassa tai yrityksen asiakkaaksi on jonoa, tästä kerrotaan hoitoon hakeutuvalle asiakkaalle aina erikseen.
Asiakkaat pääsevät hoitoon ottamalla yrittäjään yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai suojatun verkkosähköisen alustan (Minduu, valitsterapia.fi) kautta.
Työskentelyn aloitus
Työskentelyn alussa psykologi Susanne Summanenkartoittaa asiakkaan tarpeet ja työskentelyn tavoitteet, sekä sopii tarvittaessa asiakkaan kanssa erillisen suunnitelman yksityiskohdista.
Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen
Palautetta työskentelystä kerätään asiakkailta ensisijaisesti suullisesti. Palautteet huomioidaan toiminnan ja omavalvonnan kehittämisessä.
Potilaan oikeusturvakeinot
• Toimintayksikön on tiedotettava potilailleen muistutusoikeudesta riittävällä tavalla sekä järjestettävä muistutuksen tekeminen heille mahdollisimman vaivattomaksi.
• Terveyden- ja sairaanhoitoonsa tai siihen liittyvään kohteluunsa tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus terveydenhuollon toimintayksikössä terveydenhuollosta vastaavalle johtajalle (Susanne Summanen).
• Potilas voi tehdä potilaslain mukaisen muistutuksen terveydenhuollon palveluista vastaavalle johtajalle ja/tai tehdä kantelun aluehallintovirastoon, Valviraan, Eduskunnan oikeusasiamiehelle tai valtioneuvoston oikeuskanslerille.
• Potilasasiamiehen tehtävänä on neuvoa potilasta potilaan oikeusturvaan liittyvissä asioissa.
• Potilasasiamiehen yhteystiedot tulee olla helposti potilaan saatavilla. Nämä tiedot on mainittu tässä omavalvontasuunnitelmassa (ks. alla).
Potilasasiamies
Potilaslaki takaa sinulle potilaana tietyt oikeudet. Näitä ovat: oikeus hyvään hoitoon ja kohteluun, hoidon tapahtuminen yhteisymmärryksessä potilaan kanssa, tiedon saantioikeus, tietosuoja sekä potilasasiamiesjärjestelmä. Potilaiden yhdenvertaisuus edellyttää, että riippumatonta ja laadukasta potilasasiamiespalvelua on saatavillasi paikkakunnasta tai terveydenhuollon toimintayksiköstä riippumatta.
Potilasasiamiehen tehtävänä on
• neuvoa potilaita potilaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa
• avustaa potilasta muistutuksen ja kantelun tekoon liittyvissä asioissa
• avustaa potilasta potilasvahinkoon liittyvissä asioissa
• tiedottaa potilaan oikeuksista
• toimia potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi
• Potilasasiamies ei ota kantaa potilaan taudinmääritykseen tai hoidon sisältöön. Hänen yhteystietonsa saat hoitopaikasta.
2.4. Muistutus tai kantelu
Asiakkailla tai näiden laillisella edustajalla on potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 3 luvun 10 §:n nojalla oikeus tehdä hoidostaan tai kohtelustaan vapaamuotoinen muistutus yrittäjälle. Myös potilaan omaisella tai läheisellä on oikeus tehdä muistutus, jos potilas ei siihen itse kykene. Asia kannattaa heti ottaa puheeksi palveluntuottajan kanssa. Yrittäjä käsittelee potilaan antamat muistutukset ja varmistaa epäkohtien korjaamisen viipymättä. Saadusta muistutuksesta ja sen perusteella tehdyistä hoitoon liittyvistä ratkaisuista tehdään merkintä muistutuksen antaneen potilaan potilasasiakirjoihin. Muistutukset ja niiden perusteella tehdyt toiminnan oikaisuun liittyvät toimet käsitellään soveltuvin osin läpi asiakkaan kanssa ja asiassa tehtyjen oikaisujen pohjalta tehdään tarpeelliset muutokset yrityksen toimintaprosesseihin tai tähän omavalvontasuunnitelmaan.
Jos ongelmaa ei saada tyydyttävästi selvitettyä tai ratkaistua, potilaalla tai hänen omaisellaan on oikeus tehdä kirjallinen muistutus hoitavan yksikön johtajalle tai ääritilanteessa kannella asiasta. Muistutukseen on saatava vastaus kohtuullisessa ajassa (noin 1 kk).
Terveydenhuoltoa koskeva kantelu tehdään vapaamuotoisesti tai kantelulomakkeella siihen aluehallintovirastoon, jonka alueella potilas on ollut hoidettavana. Jos hoitovirhe-epäily koskee hoidossa menehtyneen tai vaikeasti vammautuneen potilaan hoitoa, kantelu tehdään Valviraan. Kantelusta tulee käydä ilmi se laitos tai ammattihenkilö, jonka toimintaan kantelija on tyytymätön, sekä ne perusteet, joiden takia hoito tai menettely on koettu epäasianmukaisena. Myös kantelijan nimi, osoite ja muut mahdolliset yhteystiedot tulee mainita selvästi. Kantelun tutkiminen on maksutonta ja se käsitellään puolueettomasti. Aluehallintovirasto antaa kanteluun kirjallisen päätöksen.
Lisätietoja mm. täältä
Aluehallintovirasto https://avi.fi/asioi/henkiloasiakas/ohjaus-ja-neuvonta/potilaan-asema-ja-oikeudet
Finlex https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19920785
Sosiaali- ja terveysministeriö https://stm.fi/potilaan-oikeudet
Sosiaali- ja potilasasiavastaavat, Porvoo / Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
Sosiaali- ja potilasasiavastaava: Jenna Roberts
sähköposti: asiavastaava@itauusimaa.fi
p. 040 514 2535 (ma ja to klo 9-13)
Sosiaali- ja potilasasiavastaavat, etävastaanotot
Etävastaanoton suhteen hyvinvointialueilla ei ole yhtenäistä linjausta asiavastaavapalvelujen suhteen. Etävastaanottoja koskevissa yhteydenotoissa kehoitan asiakkaita olemaan yhteydessä oman hyvinvointialueensa asiavastaaviin.
2.5. Henkilöstö
Yrityksen henkilökunta koostuu yksinyrittäjänä toimivasta psykologista.
Ensiapuvalmius. Yrityksen toimitiloissa on käytettävissä yleisimmät tarvittavat ensiapuvälineet.
2.6. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi
Yhteistyö muiden palvelunantajien kanssa
Jotta palvelukokonaisuudesta muodostua asiakkaan kannalta turvallinen, toimiva ja hänen tarpeitaan vastaava, palvelunantaja (psykologi Susanne Summanen) tekee tarpeen mukaan yhteistyötä eri toimijoiden kanssa tai ohjaa asiakkaan asianmukaisten palveluin äärelle.
2.7. Toimitilat ja välineet
Kuvaus potilasturvallisuuden kannalta kriittisten tilojen suunnittelusta sekä tilojen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseensa
Tämän toimintayksikön omavalvontasuunnitelma kattaa seuraavat fyysisesti palvelupisteet:
Rihkamakatu 10, 06100 Porvoo: terveydenhuollon käyttöön soveltuva huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys sekä siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Tilojen esteettömyys
Yrityksen toimitilat järjestetään asiakaskunnan tarpeiden edellyttämällä tavalla esteettömiksi siten, että kaikkia yrityksen asiakkaita voidaan kohtuullisesti palvella.
Kuvaus tilojen järjestämisestä sekä murto- ja palosuojauksesta
Tilat on suojattu lukituksella. Paperimuotoista materiaalia, jota ei ole erikseen digitaalisesti varmennettu, säilytetään palosuojatuissa tiloissa.
Kuvaus siivous, jätehuoltoon ja ongelmajätteiden käsittelyyn liittyvistä menettelyistä
Tilat siivotaan säännöllisesti ja tarvelähtöisesti. Jätehuolto on järjestetty kunnallisen jätehuollon kautta. Yrityksen toiminnassa ei tyypillisesti synny erityisen vaarallisia jätteitä. Mikäli vaaralista jätettä kuitenkin syntyy, kerätään ne erikseen merkittyyn vaarallisen jätteen astiaan.
Käytettävien välineiden huolto ja perehdytys
Yrittäjä vastaa toimialueellansa käytettävien välineiden asianmukaisesta huollosta ja yrittäjä perehtyy tai kouluttautuu laitteiden käyttöön ennen laitteiden käyttöönottoa.
2.8. Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö
Potilastietojärjestelmät
Psykologipalvelut Susanne Summanen pitää manuaalista potilasrekisteriä suojatulla ulkoisella kovalevyllä erillisessä suojatussa ja lukitussa tilassa.
Ostopalvelutilanteet
Yrittäjän tuottaessa palvelua toiselle alihankintana, ostopalveluna tai palvelusetelinä (kuten hyvinvointialueelle tai alihankintana työterveyshuollon palveluntuottajalle) laaditaan henkilötietojen käsittelysopimus toimeksiantajan kanssa ja pidetään potilasrekisteriä erillisen toimeksiantajan lukuun siten, etteivät potilastiedot sekoitu yrityksen oman potilasrekisterinpidon kanssa. Ostopalvelutilanteissa potilastiedot viedään Kantaan joko toimeksiantajan toimesta erikseen tai itse, mikäli toimeksiantaja on antanut yrittäjälle erillisen ostopalvelun valtuutuksen Kantaan.
Käytettäessä alihankkijoita perehdytetään alihankkija oman potilastietojärjestelmän käyttöön ja avataan alihankkijalle tunnukset, ellei alihankkija käytä ostopalvelun valtuutusta tai toimita alihankinnasta syntyneitä potilastietoja muuten yritykselle. Alihankkijoiden kanssa sovitaan myös henkilötietojen käsittelystä toisen lukuun. Mikäli rekiterinpitäjä on muu kuin yritys, kuten esimerkiksi hyvinvointialue asiakastietolain 13 §:n nojalla, huomioidaan tämä alihankintasopimuksissa.
Mahdolliset potilasrekisteriä koskeva tietopyynnöt ja tietoturvaloukkausepäilyt ohjataan viipymättä kulloisenkin rekisterinpitäjän ratkaistavaksi. Yrittäjän omaan rekisterinpitoon kuuluvissa asioissa tietopyynnöt ja tietoturvaloukkaukset käsitellään, ratkaistaan ja kirjataan itse.
Tietojärjestelmiin kohdistuvista vakavissa häiriöistä ilmoitetaan järjestelmätoimittajalle tai Valviralle erillisen tietoturvasuunnitelman kirjauksen mukaisesti. Muissa häiriötilanteissa toimitaan erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Etävastaanotto tai etäterapia
Etäpalveluita käytetään tietoturvallisella tavalla siten, että asiakas on luotettavasti tunnistettavissa. Ennen kasvokkain alkaneen terapian siirtämistä etäterapiaksi varmistutaan asiakkaan tietoteknisistä edellytyksistä suoriutua terapiasta myös etänä, joko asiakkaan tai palveluntuottajan laitteilla, kuten tabletilla, tietokoneella tai puhelimella.
2.9 Lääkehoitosuunnitelma
Yrityksessä ei järjestetä lääkehoitoa, eikä käsitellä lääkkeitä, joten erillistä lääkehoitosuunnitelmaa ei ole.
2.10 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
Potilaan yksityisyyden suoja ja potilastietojen luovuttaminen
Jo pelkkä tieto terveydenhuollon asiakkuudesta on lain mukaan salassa pidettävä potilassalaisuuden suojaama tieto. Yrityksen asiakas- ja potilasrekisteri on salainen sekä tarpeellisin toimenpitein suojattu sekä teknisesti että organisatorisesti.
Mahdolliset virheelliset asiakastietokirjaukset korjataan aina viipymättä riippumatta siitä, miten tieto virheellisestä merkinnästä on tullut ilmi. Potilaan yksityisyyden suojaa tai muita oikeuksia ja vapauksia vakavasti vaarantavista tietoturvaloukkauksista kerrotaan aina rekisterinpitäjän toimesta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti viipymättä potilaalle itselleen tai tämän lailliselle edustajalle, kuten edunvalvojalle tai huoltajalle.
Asiakastietoja luovutetaan eteenpäin vain lakiin perustuvasta syystä, asiakkaan erillisellä suullisella tai kirjallisella suostumuksella tai potilaan Kanta-arkistoon antaman tietojen luovutusluvan perusteella. Suullisesta tietojen luovutussuostumuksesta tehdään aina erillinen merkintä asiakasasiakirjoihin.
Kanta-arkistoon liittyneellä palveluntuottajalla on velvollisuus kirjata kaikki rakenteisesti kirjatut potilasasiakirjamerkinnät valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon (Kantaan). Asiakas voi halutessaan kieltää tietojen edelleen luovuttamisen Kanta-palveluiden kautta, mutta Kantaan kirjaaminen on aina Kanta-palveluihin liittyneen palveluntuottajan lakisääteinen velvollisuus.
Lakiin perustuvissa ostopalveluissa, kuten hyvinvointialueiden tai näiden yhteistyöelinten sekä Helsingin kaupungin tilaamien sote-palveluiden osalta rekisterinpitäjä on lakisääteisesti palvelut tilannut taho. Rekisterinpitovastuun kuuluessa ostopalveluissa tilaajalle, ei asiakkaalla ole erillistä mahdollisuutta kieltää tai sallia asiakastietojen palauttamista tilaajalle.
Asiakasasiakirjojen käsittely yrityksen sisällä
Näin Psykologipalvelut Susannee Summanen käsittelee tietojasi
EU:n tietosuojadirektiivi tuli voimaan 5/2018 ja se toi selkeämpiä velvoitteita yrittäjälle. Terveydenhuoltopalveluita ja koulutustoimintaa järjestävän yrityksen on velvollisuus kertoa asiakkailleen, mitä tietoja kerätään, miten niitä käsitellään ja mitä varten.
Yleistä: Psykologipalvelut Susanne Summanen sitoutuu toiminnassaan suojaamaan asiakkaiden henkilötietoja ja kunnioittamaan heidän yksityisyyttään. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakaskäyntien toteuttamista varten.
Mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen
Henkilötietoja (nimi, sähköposti sekä puhelinnumero) kerätään tapaamisten järjestämiseen, viestintään ja laskutukseen. Tiedot poistetaan, kun tilaisuus on järjestetty. Tietoja käytetään viestintään, laskutukseen, maksumuistutuksiin, perintään sekä lausuntojen ja todistusten laatimiseen. Nämä tiedot säilytetään lakisääteisen ajan yhdessä muiden asiakastietojen potilasdokumenttien ja muistiinpanojen kanssa.
Mitä tiedoille tapahtuu
Potilastietoja säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Ajantasaisesta asiakasrekisteristä poistetaan tiedot, kun asiakassuhde on päättynyt.
Mistä voi tarkistaa omia tietojaan
Sinulla on oikeus tarkistaa tietosi, pyytää korjausta tai tietojen poistamista. Ota yhteys Susanne Summanen, summanensusanne@gmail.com.
Tiedote tietosuojasta asiakkaalle
Käyntitekstit ja ajanvarauskalenteri
Laki ei toistaiseksi vaadi liittymään Kantaan tai elektroniseen sairauskertomusjärjestelmään. Psykologipalvelut Susanne Summanen ei ole liittynyt näihin. Laskutukseen tarvittavat henkilötiedot, asiakasrekisteritiedot ja käyntimerkinnät säilytetään erillään. Käyntitekstit kirjataan erilliselle tiedostolle käyttäen tunnisteena nimikirjaimia. Käyntitekstit ja muut dokumentit ovat säilössä ulkoisella, salasanasuojatulla kovalevyllä, jota säilytetään lukitussa tilassa. Myös kalenterissa kaikki kävijät ovat vain nimikirjaimilla.
Tietojen suojaus käytännössä
Sekä erillinen, ulkoinen kovalevy että tietokone ovat salasanalla suojattuja ja tietojärjestelmän tietoturvapäivitykset pidetään ajan tasalla. Kovalevyllä on asiakasrekisteri, asiakkaiden laskutus ja asiakkaiden käyntitekstit. Nämä kaikki on tallennettu toisista erilleen ja suojattu lisäksi erikseen salasanoilla.
Asiakasrekisteri
Asiakasrekisteri on kovalevysuojauksen lisäksi erikseen suojattu salasanalla. Asiakasrekisteriä päivitetään säännöllisesti, jotta tiedosto on ajan tasalla. Siinä näkyy kunkin kävijän nimi, puhelinnumero ja sähköposti – mutta ei tietoja käynneistä. Asiakasrekisterin ylläpitäminen on lakisääteistä. Asiakasrekisteriä käytetään laskutusta ja tarvittavia yhteydenottoja varten. Lisäksi tiedosto on ajan tasalla siltä varalta, jos yrittäjälle sattuisi jotain ja asiakkaiden tulee saada asiasta tieto. Asiakkuuden päättyessä tiedot poistetaan asiakasrekisteristä.
Laskutus
Asiakkaiden nimet näkyvät laskuissa, joita säilytetään suojatulla kovalevyllä. Laskutukseen käytetään laskutuspalvelua (Holvi). Laskussa tulee olla laskutettavan nimi ja mitä palvelua myy.
Sähköpostit
Sähköposteja siivotaan aktiivisesti ja vanhat viestit poistetaan. Yrittäjä ei suosittele, että sähköpostitse kirjoitetaan, mitään erityisen sensitiivistä tietoa – lähinnä ajanvarauksia ym. viestinvaihtoa. Jos näistä asioista jotain kysyttävää tai huolta, voit ottaa asian puheeksi tapaamisilla.
Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Susanne Summanen, Psykologipalvelut Susanne Summanen, Y-tunnus 3623696-3
Käyntiosoite Rihkamakatu 10, 06100 Porvoo, summanensusannee@gmail.com, 040 3212 444
REKISTERIN NIMI
Psykologipalvelut Susanne Summasen asiakas- ja potilasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Susanne Summanen (Psykologipalvelut Susanne Summannen) tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009). Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilaan kanssa käytyjä keskusteluja ei ole tarpeellista tallentaa tai referoida yksityiskohtaisesti.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10 §:n mukaan tallentaa nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös potilaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; potilaan äidinkieli tai asiointikieli; potilaan ammatti; potilaan työnantajan vakuutusyhtiö, jos kyseessä saattaa olla työtapaturma tai ammattitauti; vakuutusyhtiö, jos hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö; tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti potilaan tapaamisista kertyvä materiaali eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTUS
Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n syytä antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25 §). Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Potilastietoja voidaan luovuttaa myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) 3 §; Tartuntatautilaki 589/1986 23 a §).
TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE
Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ainoastaan tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. MANUAALINEN AINEISTO
Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain (523/1999) 32 §:n mukaan suojattaviksi. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaaliset tiedot säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa tiloissa.
B. SÄHKÖINEN AINEISTO
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Osa sähköisistä tiedoista tallennetaan ulkoiselle kovalevylle ja tietoja käsitellään tietokoneella, jota ei ole kytketty verkkoon. Jos rekisteritietoja säilytetään Internetpalvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
TARKASTUSOIKEUS
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekkisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli potilas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
3. Omavalvonnan riskienhallinta
3.1. Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen
Valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus
Psykologi Susanne Summasella on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa palvelunjärjestäjälle (hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki) ja valvontaviranomaiselle (aluehallintovirasto tai Valvira) yrittäjän omassa tai tämän alihankkijan toiminnassa ilmenneet asiakas- ja potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavat epäkohdat sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta vakavasti vaarantaneet tapahtumat, vahingot tai vaaratilanteet sekä muut sellaiset puutteet, joita yrittäjä ei ole kyennyt tai ei kykene korjaamaan omavalvonnallisin toimin. Ilmoitusvelvollisuutta ei ole, mikäli psykologi Susanne Summanen kykenee omatoimisesti korjaamaan puutteet tai uhkaavat puutteet itsenäisesti omilla toimillaan.
Riskinhallinnan järjestelmät ja menettelytavat
Riskien hallinnasta vastaa toimitilan tarjoava kiinteistö, vastaanottotilan ensisijaiseet vuokralaiset (psykologi Satu Bollmann ja psykoterapeutti Emilia Ek-Söderström) sekä alivuokralainen Psykologipalvelut Susanne Summanen.
Omavalvonta perustuu riskinhallintaan, jossa palveluun liittyviä riskejä ja mahdollisia epäkohtia arvioidaan monipuolisesti asiakkaan saaman palvelun näkökulmasta. Riskit voivat aiheutua esimerkiksi fyysisestä toimintaympäristöstä (portaat, kynnykset), toimintatavoista tai asiakkaista. Riskit voivat muodostua monien virhetoimintojen summana. Riskinhallinnan edellytyksenä on, että toimintayksikössä noudatetaan avoimen ja turvallisen ilmapiirin luomista, jossa sekä työntekijä että asiakkaat voivat tuoda esille laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä epäkohtia.
Asiakas perehdytetään tilaan asiakkuuden alussa. Mahdollisia riskejä kartoitetaan aina uusien asiakkuuksien alussa. Turvallisuudesta käydään keskustelua asiakkuuden alussa, koska kaikki yhteistyö perustuu kummankin osapuolen luottamukselle ja turvallisuuden tunteelle. Työn tavoitteiden toteutumista tarkastellaan säännöllisesti yhdessä asiakkaan kanssa.
Työtä tehdään toimitiloissa pääsääntöisesti itsenäisesti, mutta samoissa vastaanottotiloissa työskentelee myös muita yksityisiä psykologian- ja muiden alojen ammattihenkilöitä. Yleensä yksikössä on aina läsnä useampia työntekijöitä. Viikonloppu- ja iltavastaanotoissa paikalla on usein vähemmän työntekijöitä.
Tunnistettuihin fyysisiin tai henkisiin riskeihin puututaan välittömästi. Jos ilmenee normaalista työtilanteesta poikkeava riskitekijä, siihen puututaan välittömästi asianmukaisella tavalla. Muita toimitilan työntekijöitä tiedotetaan mahdollisista riskeistä välittömästi.
Riskien tunnistaminen
Työntekijä ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista, laatupoikkeamista ja riskeistä asiaa koskeville tahoille välittömästi niiden ilmetessä.
Toiminta poikkeus ja häiriötilanteissa sekä toimintaohjeet näihin tilanteisiin
Väkivaltatilanteet
Yrittäjä pyrkii ehkäisemään väkivaltatilanteita tunnistamalla potentiaaliset väkivaltauhkatilanteet mahdollisimman aikaisin etukäteen. Yrityksen tai yrittäjän toimintatapaan ei kuulu väkivalta missään muodossa. Tilanteen rauhoittamiseksi käytetään aina muita keinoja. Asiakkaiden tai yrittäjän turvallisuuden niin edellyttäessä yrittäjä on velvollinen kutsumaan paikalle poliisin ratkaisemaan väkivallan uhkan tai selvittämään jo tapahtunutta väkivaltaa.
Asiakaskohtainen selviytymissuunnitelma
Psykologin asiakkaan kanssa laaditaan tarvittaessa asiakaskohtainen selviytymissuunnitelma. Suunnitelmaan voi sisältyä esimerkiksi tavoitteita päihteidenkäytön vähentämisestä sekä sen suunnittelemista, mistä, keneltä tai miten asiakas voi hakea apua, mikäli hänen tilanteensa huonontuu nopeasti.
Tapaturmatilanteet
Yrityksellä on erillinen potilasvakuutuslain mukainen potilasvakuutus, joka kattaa hoitotilanteissa tapahtuneet tapaturmat. Edellytyksenä on, että tapaturma tapahtuu hoito- tai tutkimustilanteen yhteydessä.
Toimintasuunnitelma riskeihin varautumisessa
• Säännöllinen paloturvallisuusharjoittelu
• Kyky arvioida riskejä asiakastilanteissa (asiakkaan tilanteen psykologinen arviointi, kyky yhteistyöhön)
• Lakien ja säädösten noudattaminen vaitiolon, kirjaamisen ja asiakasrekisterin suhteen
• Työntekijän omasta työterveydestä huolehtiminen
3.2. Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen
Psykologin työskentelyn tyypilliset riskit ja raportointi
Suurimmat riskit liittyvät tyypillisesti tavoitteiden saavuttamatta jäämiseen erinäisistä syistä. Psykologi huomioi hoidon antamisesta aiheutuvat riskit hoidon edetessä. Erityisesti flunssakaudella infektioriski on korostunut sekä asiakkaiden kanssa että hoitoa antavan yrittäjän näkökulmasta.
Infektioiden torjuntasuunnitelma (tartuntatautilain 17 §)
Tartuntautilain 17 §:n mukaan terveydenhuollon palveluntuottajalla on oltava infektioiden torjuntasuunnitelma. Toimintayksikössä noudatetaan THL:n infektioiden torjuntaohjeiden tavanomaisia varotoimia. Tavanomaiset varotoimet ovat luettavissa tällä sivulla. Sivun sisältö tallennetaan myös erillisenä PDF:nä tai tulosteena käytettäväksi siltä varalta, että verkkosivu ei ole toiminnassa.
Läheltä piti -tilanteet ja muiden vaaratilanteiden käsittely
Yrittäjä kirjaa vaaratapahtumat ja läheltäpiti- tilanteet ylös erilliseen vaaratilanteiden vihkoon.
Vaaratapahtumiin ei kirjata potilaiden tai asiakkaiden henkilötietoja. Vaaratapahtumakirjaukset eivät korvaa asiakaskohtaisia potilas- ja asiakasasiakirjamerkintöjä, vaan ovat täydentäviä tietoja esimerkiksi yrittäjän tapaturmavakuutusta tai riskien ehkäisyä varten.
Yksinyrittäjä kertaa kirjaamansa vaaratapahtumat päivittäessään omavalvontasuunnitelmaa ja huomioi, miten vaaratapahtumat voidaan jatkossa parhaiten ehkäistä.
3.3 Valmius- ja jatkuvuudenhallinta
Yrittäjä vastaa henkilökohtaisesti yrityksensä valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta, mikäli palvelua tuotetaan hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille.
4. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen
4.1 Toimeenpano
Ajantasainen omavalvontasuunnitelma on yrittäjän itsensä laatima ja saatavilla kaiken aikaa yrityksen kotisivuilta tai pyydettäessä yrittäjältä. Omavalvontasuunnitelman muutokset tehdään ja päivitetään tarpeen mukaan.
Omavalvontasuunnitelmaan tehdyt muutokset otetaan yrittäjän arkeen ja käytäntöihin.
4.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yrityksen verkkosivuilla. Suunnitelma on saatavilla sekä sähköisesti että paperitulosteena. Suunnitelma on saatavilla myös yrittäjältä pyydettäessä. Suunnitelmaan kirjataan viimeisin päiväys, jolloin suunnitelmaa on muutettu, jotta asiakkaiden saatavilla on aina suunnitelman uusin versio. Omavalvontasuunnitelma on laadittava sähköisesti.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta (raportointi) koostuu kahdesta käsiteltävästä otsikosta:
- Omavalvonnan havainnot
- Havaintojen perusteella tehdyt toimenpiteet (kuten esimerkiksi muutokset omavalvontasuunnitelmaan)
4.3. Omavalvontasuunnitelman laatiminen
Omavalvonnan suunnittelusta vastaava henkilö
Omavalvonnan suunnittelusta vastaa Psykologipalveliut Susanne Summaneen.
Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien antamaa palautetta huomioidaan aktiivisesti.
Omavalvontasuunnitelman seuranta
Omavalvonta tarkistetaan säännöllisesti tarpeen mukaan, vähintään vuosittain.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus
Omavalvontasuunnitelma on nähtävissä Psykologipalvelut Susanne Summanen kotisivuilta osoitteessa https://www.susannesummanen.fi.
Omavalvontasuunnitelma lähetetään tarpeen mukaan mahdollisille yhteistyötahoille (kunnat, hyvinvointialueeet, muut yhteistyökumppanit).
Omavalvontasuunnitelman hyväksyminen
Porvoossa 15.5.2026
Susanne Summanen
Psykologipalvelut Susanne Summanen
Päivitetty 26.6.2026